离职档案计划书

一、离职档案概述

本部分旨在概述本公司的离职档案计划,以便于公司内部对档案管理有一致的认识,并为员工离职后提供准确、及时的档案支持。

二、档案范围

本公司的离职档案范围包括以下内容:

1. 员工档案:记录员工基本信息、入职时间、劳动合同关系、工资等级、社会保险号、住房公积金号等。
2. 合同档案:记录员工与公司签订的劳动合同及其变更、解除等情況。
3. 工资档案:记录员工的工资发放情况、加班费、扣款等。
4. 绩效档案:记录员工的绩效评价结果、奖惩记录等。
5. 培训档案:记录员工参加的培训课程、培训成绩等。
6. 劳动保障档案:记录员工的工伤、失业等保险信息及其理赔记录。
7. 个人简历:记录员工个人的相关信息,以便于公司对员工进行调查和审核。

三、档案管理原则

本公司的离职档案管理原则遵循“完整性、准确性、及时性、安全”的原则,以确保档案管理工作的顺利开展。

1. 完整性:保证档案内容齐全、完整,以便于公司对员工进行调查和审核。
2. 准确性:对档案内容进行核对和审查,确保数据的准确性和完整性。
3. 及时性:档案材料应及时收集、整理、归档,以便于公司对员工的离职档案进行管理。
4. 安全性:对档案材料进行分类、防篡改、防破坏,确保档案的安全性。

四、档案管理流程

本公司的离职档案管理流程包括以下几个步骤:

1. 员工离职前,公司应向员工告知离职档案计划,以便于员工安排好自己的离职手续。
2. 员工离职时,员工应向公司提供准确的离职档案,公司应在规定的时间内对离职档案进行审核。
3. 公司应根据员工的离职档案,对员工的工作表现、工资待遇等进行综合评价,以便于员工的晋升、奖惩等。
4. 公司应根据需要,对部分档案进行保留,以备不时之需。
5. 离职档案应保存至少3年,以便于公司的审计、监察等工作。

五、档案管理责任

本公司的离职档案管理责任分工如下:

1. 人力资源部:负责员工档案、合同档案、工资档案等管理工作的具体实施。
2. 财务部:负责员工的工资发放、扣款等工资档案管理。
3. 绩效考核部:负责员工的绩效评价、奖惩等绩效档案管理。
4. 培训部:负责员工培训档案管理。
5. 保障部:负责员工的社会保险、住房公积金等保险档案管理。
6. 行政部:负责公司档案管理的综合协调和指导。