报送正式文件方案模板

一、文件概述

为规范公司内部管理,提高工作效率,制定本文件方案。本方案旨在为公司提供一个高效、规范的文件报送流程,以确保文件能够及时、准确地传达给相关人员,并避免因文件报送不规范而产生的沟通障碍和误解。

二、文件分类

公司文件分为以下三类:

1.紧急文件:指需要立即传达给相关人员阅览的文件,如突发事件、突发事件处理报告等。这类文件应通过紧急通道进行传递,确保能够及时传达给相关人员。
2. 常规文件:指需要定期传达给相关人员阅览的文件,如管理制度、工作流程、合同协议等。这类文件应通过常规通道进行传递,确保能够及时传达给相关人员。
3. 涉密文件:指需要严格保密的文件,如商业机密、公司机密等。这类文件应通过涉密通道进行传递,确保能够安全保密。

三、文件报送流程

1.紧急文件

(1) 紧急文件通过紧急通道进行传递,由专人负责阅览和传达。

(2) 阅览人员应在规定时间内将文件内容通过电话或邮件等方式通知相关部门或人员,并通过普通通道将文件传送给相关人员。

(3) 相关人员应在规定时间内收到文件并阅览,并将文件内容反馈给阅览人员。

(4) 如果紧急文件需要传达给相关人员,应通过电话或邮件等方式进行传达,并在文件中注明紧急程度和传达时间。
2. 常规文件

(1) 常规文件通过常规通道进行传递,由专人负责阅览和传达。

(2) 阅览人员应在规定时间内将文件内容通过电话或邮件等方式通知相关部门或人员,并通过普通通道将文件传送给相关人员。

(3) 相关人员应在规定时间内收到文件并阅览,并将文件内容反馈给阅览人员。

(4) 如果常规文件需要传达给相关人员,应通过电话或邮件等方式进行传达,并在文件中注明传达时间。
3. 涉密文件

(1) 涉密文件通过涉密通道进行传递,由专人负责阅览和传达。

(2) 阅览人员应在规定时间内将文件内容通过电话或邮件等方式通知相关部门或人员,并通过普通通道将文件传送给相关人员。

(3) 相关人员应在规定时间内收到文件并阅览,并将文件内容反馈给阅览人员。

(4) 如果涉密文件需要传达给相关人员,应通过电话或邮件等方式进行传达,并在文件中注明传达时间。

四、文件管理

1.文件编号

(1) 公司文件应进行编号,编号由发文部门自行编制,报公司备案。

(2) 紧急文件应使用红色字体,普通文件应使用蓝色字体。
2. 文件传达范围

(1) 紧急文件应通过紧急通道进行传达,普通文件应通过常规通道进行传达。

(2) 涉密文件应通过涉密通道进行传达,普通文件应通过普通通道进行传达。
3. 文件传递责任

(1) 紧急文件的传递责任由专人负责,普通文件的传递责任由相关部门或人员负责。

(2) 涉密文件的传递责任由专人负责,普通文件的传递责任由相关部门或人员负责。
4. 文件传递要求

(1) 文件应按照编号顺序进行传递。

(2) 文件应使用规定的传送方式进行传递。

(3) 文件应及时、准确地传达给相关人员。

(4) 文件应注明传达时间。